Cómo planear un viaje con Trello

Probablemente lleguemos tarde y muchos de vosotros ya estéis disfrutando de las vacaciones de verano o ya las tengáis más que organizadas, pero a nosotros la costumbre nos ha llevado a coger vacaciones en septiembre así que estamos ahora en el meollo de organizarnos el viaje. Y justamente porque estamos ya liados con los preparativos hemos pensado que quizás valdría la pena compartir con vosotros una de las herramientas que más estamos usando: Trello.

Hace unos años, por motivos totalmente diferentes al de organizar un viaje, me descubrieron esta aplicación y con el tiempo he conseguido aplicarla a muchos aspectos de mi vida. Trello es una plataforma online que te ayuda a gestionar proyectos, pero como digo se puede emplear para muchas otras cosas, como para organizar un viaje o incluso como recetario (al menos yo le he conseguido sacar este uso). Pero si estáis aquí es por el tema viajes, así que dejemos de lado lo de mis recetas.

Trello funciona con listas y tarjetas, así que la clave es elegir bien cómo gestionar estos elementos. Obviamente cada viaje es un mundo, así que tendremos que irnos adaptando a las necesidades de cada destino, pero no os preocupéis que os pondremos ejemplos prácticos.

NO PODÍA RESISTIRME A PONER UNA CAPTURA DE MI RECETARIO

Ahora, seamos críticos con la web, ¿qué nos ofrece que nos haga plantearnos siquiera la idea de dejar de usar una libreta de toda la vida? Para seros sinceros, lo de organizar un viaje con lápiz y papel tiene un encanto especial y, realmente, no hemos dejado de hacerlo, pero Trello tiene sus puntos fuertes:

  • Te permite estar conectado con todos los que viajan contigo. Cada uno puede ver el planning del viaje y añadir tarjetas basadas en sus intereses. Esto también es muy útil cuando os repartís las tareas.

PODÉIS COMPARTIR EL TABLERO Y COMPLETARLO ENTRE TODOS
  • Puedes acceder a todo lo que has planeado desde el móvil (tú y todos los que viajan contigo). Habiendo actualizado las tarjetas con antelación podrás acceder a toda la información que recopilaste desde cualquier lugar, incluso cuando estás offline.
  • Puedes añadir cosas en cualquier momento y sin tachones. ¿A quién no le ha pasado que te falta algo por escribir y toca poner asteriscos? ¿o que te equivocas con algo y dejas la hoja llena de tachones? Vale, que con el Word esto tampoco pasa, pero este formato mola más.
  • Es muy visual. A cada tarjeta podemos vincularle una imagen de portada y adjuntarle todas las fotos que queramos. Esta es una de las cosas que más nos gustan de organizar viajes en Trello: todo queda mucho más visual y vas abriendo boca de lo que te espera en cada sitio.
  • Y hablando de adjuntos… Podemos añadir a la tarjeta links, checklists, etiquetas…
  • Todo queda mucho más ordenado. Podemos organizar las cosas en las categorías que queramos: ¿lo organizamos por barrios? ¿por días? ¿por cosas gratis y cosas de pago? Pues adelante, podemos organizar las listas como más nos convenga.

Si esto os ha convencido lo más mínimo, pasemos a la práctica. Porque sí, en teoría podemos hacer de todo, pero con ejemplos todo queda mucho más claro.

Pongámonos en el caso de que vuestras vacaciones son a una ciudad concreta y la queréis descubrir a fondo. Para esto quizás os sirva de guía el Trello que hicimos para nuestro viaje a Londres:

VISTA GENERAL DEL TABLERO DE LONDRES

En todos los tableros que hacemos siempre destinamos la primera lista a las tareas básicas: comprar billetes, reservar alojamiento, descargar mapas… Las tareas iniciales también dependerán de nuestro destino, por lo que en Londres no podía faltar comprar la London Pass o reservar en Skygarden.

En las siguientes columnas distinguimos entre las cosas que ver (separando entre sí entraban en el London Pass o no), los museos (porque en teoría íbamos a dedicarle mucho tiempo, cosa que al final no pasó), los mercados y tiendas que queríamos visitar; y, por último, dónde comer (aunque al final a esta columna casi nunca le hacemos mucho caso).

Esta es una buena manera de organizarnos si no llevamos un itinerario cerrado día a día. Pero, ¿qué pasa si necesitas un itinerario más cerrado? En este caso, puedes dedicar cada columna a un día del viaje. A nosotros este modelo no nos termina de gustar porque es demasiado rígido pero lo que si hemos hecho alguna vez es crear los itinerarios o rutas de cada día sin especificar fecha. Esto lo hicimos, por ejemplo, al organizar el viaje a La Palma:

VISTA GENERAL DEL TABLERO DE LA PALMA

Para la Palma, dividimos la isla en tres zonas: el norte, el sur y la costa oeste. Cada una de estas rutas tenía que ser un día de viaje, pero no fijamos la fecha hasta que estábamos allí. Además de estas columnas, hicimos una lista general para los senderos que haríamos.

UN EJEMPLO DE TARJETA

Pongamos un último caso, que es en el que nos encontramos ahora, ¿qué pasa si en vuestro viaje vais a pasar por muchas ciudades? Puede tratarse de un interrail o, como en nuestro caso, que habéis ido conectando diferentes países buscando vuelos baratos (ya os contaremos como nos pasó esto). Nosotros aquí nos planteamos varias opciones, entre las que estaban hacer un tablero por país o una lista por ciudad. Al final ha ganado la segunda opción, pero como se trata de un tablero working in progress sólo os mostraremos una de las listas, para que os hagáis una idea (y porque el resto de ellas están a medio hacer):

NUESTRA LISTA PARA GDANSK

Hasta aquí los modelos que hemos ido desarrollando en nuestros diferentes viajes. Como veis no pretendemos que esta entrada os sirva de tutorial (es una plataforma tan intuitiva que no creo que lo necesitéis) sino de inspiración. Vosotros podéis adaptar los tableros a vuestro gusto o, incluso, seguir organizando los viajes como hasta ahora y usar Trello para otras cosas, como planear bodas, bautizos o comuniones. O no usarlo para nada y seguir con vuestro método (método que, por cierto, nos encantaría que nos contarais).

Junto con Trello usamos otras muchas aplicaciones, incluidos el lápiz y papel de toda la vida, que os iremos mostrando en otras entradas.

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